Hành trình để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công khó hơn so với trong nhà. Nhưng lại dễ dàng tiếp cận khách hàng và gây chú ý mạnh mẽ bởi không gian mở hoàn toàn. Chính vì vậy không ít nhãn hàng chịu chi một khoản ngân sách không hề nhỏ cho những sự kiện ngoài trời để đáp ứng được lượng khách hàng khổng lồ đến tham dự.
Tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý một điều rằng nếu tổ sự kiện ngoài trời sẽ khó hơn nhiều do phụ thuộc nhiều yếu hơn như: Thời tiết, không gian, giấy phép tổ chức, setup, thi công sân khấu, … hàng tá thử thách bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết cụ thể. DK Entertainment đã tổ chức thành công các sự kiện ngoài trời sẽ chia sẻ kinh nghiệm đến bạn đọc.
Tổ chức sự kiện ngoài trời nơi mọi giới hạn cảm xúc được thăng hoa
Xét về khái niệm Tổ chức sự kiện ngoài trời chính là tổ chức sự kiện thay vì được diễn ra trong một khán phòng của những trung tâm hội nghị tiệc cưới thì nay mang tất cả ra bên ngoài trời. Nơi một khoảng đất trống được tận dụng để dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, kéo điện và tất cả mọi thứ. Tính ra tổ chức ngoài tròi sẽ khó khăn hơn rất nhiều nhưng bù lại sẽ được nhiều khách hàng yêu thích loại hình sự kiện ngoài trời vì có không gian rộng rãi để tha hồ setup và bày biện các khu vực theo chủ đề được đưa ra.
Nếu để ý thì bạn sẽ thấy rằng tổ chức sự kiện ngoài trời không phải mới, và thường áp dụng cho quy mô vừa và lớn, điển hình nhất là các thương hiệu có tiếng như : Coca-Cola, Bia tiger, heineken, …. đều lựa chọn tổ chức các sự kiện ở các sân vận động, bãi biển, quảng trường, khuôn viên rộng lớn,….. Điều này sẽ giúp gia tăng tiếp cận khách hàng thông qua những baner treo ở ngoài đường, bảng hiệu quảng cáo,….
Chia sẻ một vài kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời mà DK Entertainment đã thực hiện
Những loại hình tổ chức sự kiện ngoài trời phổ biến bạn thường thấy nhất;
- Tổ chức các chương trình sự kiện khai trương quán cafe, cửa hàng.
- Các chương trình ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới.
- Tổ chức các lễ thi công, lễ động thổ hay khánh thành.
- Các sự kiện đám cưới, hiếu hỉ.
- Hội thảo, hội nghị cũng có thể được tổ chức ngoài trời.
- Các buổi tiệc tất niên, tiệc gặp mặt.
- Tổ chức những hội chợ triển lãm, các chương trình quảng bá văn hóa, du lịch.
- Sự kiện ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật.
- Các buổi họp báo hoặc những sự kiện khác với mục đích marketing dịch vụ, thương hiệu, quảng bá tới người dùng.
- Sự kiện được tổ chức ngoài trời cũng có thể là các hoạt động tổ chức mang tính cá nhân hoặc một cộng đồng nhỏ.
1/ Lựa chọn địa điểm không gian phù hợp
Đây chính là yếu tố quan trọng khi lựa chọn Tổ chức sự kiện ngoài trời. Cần lưu ý kỹ một số vấn đề sự kiện như sau để đưa ra được lựa chọn về địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với mục đích chương trình.
- Nội dung chủ đề là gì ? Muốn truyền tải thông điệp gì ở sự kiện này ?
- Đối tượng khách mời, người tham dự, khán giả theo dõi …. họ là ai ?
- Nhắm chừng số lượng người tham dự là bao nhiêu ?
- Diện tích địa điểm tổ chức khoảng bao nhiêu mét vuông
- Địa điểm tổ chức có đảm bảo về an ninh, bãi xe, điện, phòng cháy chữa cháy,…. vấn đề an toàn cho người tham dự hay không ?
Sau khi đã có câu trả lời thoả đáng cho các vấn đề trên thì hãy liệt kê nhanh chóng các địa điểm tổ chức ngoài trời được phép tổ chức như : sân vận động, quảng trường, bãi biển thuộc quản lý của một tổ chức doanh nghiệp, …..
Chuẩn bị trang thiết bị sự kiện
Vì tổ chức ngoài trời nên sẽ khó khăn hơn so với tổ chức trong nhà vì không có sẵn các thiết bị như đèn, bục sân khấu, hệ thống âm thanh, đường điện, hậu đài,…. vậy bạn sẽ phải chuẩn bị các hạng mục như :
- Sân khấu chịu được trọng tải, nhà bạt che mưa, cổng chào, giàn sân khấu và rào chắn,…
- Backdrop kích thước lớn được in tên buổi lễ, ngày giờ, đơn vị tổ chức hỗ trợ,…
- Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng công suất lớn
- Đối với một số địa điểm gần lưới điện quốc gia, ở trung tâm thì không đáng lo ngại, nhưng nếu sự kiện diễn ra ở những nơi mà nguồn điện không được đảm bảo thì không thể thiếu sự hỗ trợ của máy phát điện. Để cung cấp đủ nguồn điện cho nhiều thiết bị cùng lúc như âm thanh, ánh sáng và một số máy móc trình chiếu cần phải sử dụng máy phát công nghiệp.
- Một số phụ kiện trang trí khác như: poster, bảng biển, thảm đi, ô dù,…
- Công nghệ biểu diễn sân khấu : máy tạo khói, pháo sáng, phun lửa,….
Đảm bảo về yếu tố thời tiết
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp nên hạn chế thực hiện vào những thời điểm có thời tiết mưa bão khắc nghiệt để không ảnh hưởng đến quan khách. Tốt hơn hết, sự kiện nên được trang bị hệ thống phông bạt, áo mưa, ô dù,… để đối phó với hiện tượng thời tiết xấu bất ngờ.
Chú ý về mặt pháp lý của buổi diễn
Hầu hết các sự kiện lớn muốn được “thông quan” đều phải hoàn tất các hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước theo đúng quy định. Dưới đây là một vài thủ tục mà doanh nghiệp cần phải giải quyết khi tổ chức sự kiện ngoài trời:
- Hợp đồng thuê ca sĩ, dancer, MC biểu diễn
- Giấy phép tổ chức từ địa phương và hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức
- Các giấy tờ hợp đồng về âm thanh, ánh sáng, thuê người điều khiển âm thanh ánh sáng
- Một số giấy tờ bảo hiểm khác (nếu cần thiết)
Đảm bảo vệ sinh và an ninh khu vực sự kiện
Với những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời, doanh nghiệp nên thuê ngoài các đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh để đảm bảo trật tự cũng như mỹ quan cho sự kiện được diễn ra thành công nhất. Dù chỉ là chi tiết rất nhỏ nhưng điều này sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm ấn tượng” với quan khách tham dự.
Tất nhiên bạn cũng không thể bỏ qua một số rủi ro phát sinh không mong muốn khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Bạn nên lưu ý một số rủi ro và trở ngại có thể phát sinh khi thực hiện sự kiện ngoài trời để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Thời tiết gây trở ngại
Thường xuyên cập nhật thông tin thời tiết tại địa điểm tổ chức sự kiện để chọn ngày tổ chức và sử dụng thêm bạt che mưa và ô để phòng tránh tác nhân nước mưa gây ảnh hưởng đến sự kiện cũng như làm hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Khách hàng không mời mà đến
Tổ chức sự kiện ngoài trời rất khó tránh khỏi việc các lượt người chú ý và ra vào liên tục không có tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm soát tình trạng này bằng cách xây dựng cổng vào và cử người kiểm soát để những kẻ có ý lợi dụng sự kiện để trộm cắp không được vào bên trong.
Hỗn loạn, cháy nổ
Ở nơi đông người rất dễ phát sinh hỗn loạn và cháy nổi, đặc biệt là những bữa tiệc có sự “tham gia” của rượu bia. Do đó, đơn vị tổ chức nên chuẩn bị kỹ lưỡng lực lượng an ninh và bình cứu hỏa để có công tác xử lý nếu như tình trạng xấu nhất xảy ra.
Kiến tạo chuẩn mực TỔ CHỨC event NGOÀI TRỜI
Kể từ sự kiện đầu tiên năm 2018, DK khẳng định vị thế là chuyên gia tổ chức sự kiện ngoài trời,
với các concept khẳng định vị điểm khác biệt của chúng tôi với 5 cam kết cụ thể:
Báo giá nhanh 24/7
Báo giá tổ chức Outdoor Event
Báo giá tổ chức sự kiện Outdoor Event trọn gói: kịch bản, concept, âm thanh ánh sáng, địa điểm, tiết mục biểu diễn, an ninh và quản trị rủi ro, an toàn phòng chống cháy nổ.
HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI KỂ CÂU CHUYỆN CỦA BẠN MỘT CÁCH ẤN TƯỢNG, ĐỘC ĐÁO VÀ CẢM XÚC NHẤT.
- Event service consulting: 0909 163 800 | Mr. Dee – Director
- Email: thaibao@dkentertainment.vn
- Address | 129 D1 Street, Him Lam Residence, Tan Hung Ward, District 7, TP. HCM
