Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ hội phát triển mối quan hệ với khách hàng mà còn giúp thu hút những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
Tổ chức hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm với khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, họp mặt, lễ tri ân hoặc đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi khác nhau như hội nghị vinh danh nhà phân phối, tri ân đại lý … Dù dưới tên gọi nào đi nữa, thì hội nghị khách hàng vẫn là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một sự kiện quảng bá có hiệu quả, tăng cường quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.
Ý nghĩa hội nghị khách hàng
Ý nghĩa quan trọng nhất của chương trình chính là gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác và các cơ quan công quyền, cơ quan truyền thông. Đây là cơ hội để doanh nghiệp củng cố và phát triển các mối quan hệ có lợi, từ đó xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng.
Có thể nói hội nghị khách hàng là một cơ hội để thu hút sự chú ý của khách hàng và công chúng đối với doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, sự kiện còn có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển dịch vụ và sản phẩm. Những ý kiến của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được hướng đi đúng đắn và hợp lý trong hoạt động kinh doanh. Phát triển và định hướng chiến lược thông qua khách hàng là một phương thức hiệu quả để đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong muốn của khách hàng trên thị trường.
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
Lên danh sách khách mời:
Trước tiên, bạn cần xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tổ chức hội nghị khách hàng của mình? Ngoài các đối tượng khách mời chính là đại lý, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối tác, thi bạn nên mời giới truyền thông đến tham dự.
Xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn có kế hoạch tiếp đón chu đáo, giúp khách mời cảm thấy được trân trọng và tri ân trọn vẹn hơn.
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng:
Thời gian tổ chức phải đảm bảo thuận lợi để tất cả khách mời đều tham dự sự kiện, thường được diễn ra vào các buổi chiều, bắt đầu từ 17 giờ và ưu tiên tổ chức vào ngày cuối tuần.
Chủ đề: Mỗi một sự kiện cần có một chủ đề, hay còn gọi là concept. Tất cả mọi thứ thuộc về chương trình tổ chức hội nghị khách hàng: quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop cần được thiết kế theo một chủ đề như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn. Hạn chế lặp lại ý tưởng, hay đi theo lối mòn của năm trước để tránh gây nhàm chán cho người tham dự.
Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng: thường diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay ngay tại chính doanh nghiệp của bạn. Dù ở bất cứ đâu, cần phải đảm bảo các yếu tố sau: phù hợp với số lượng người tham dự; dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện; thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại.
Xác định ngân sách:
Dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu được liệt kê rõ ràng, là việc không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng.
Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng thật hợp lý, đảm bảo hiệu quả đạt được cao hơn với mức kinh phí đã bỏ ra.
- Triển khai và phân công công việc:
Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân tham gia đảm nhiệm
Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra
Thành lập nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm
Bạn phải đảm bảo một sự kiện sẽ được thi công hoàn chỉnh trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, cũng như dự đoán trước những rủi ro để không gặp sự cố hoặc liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ tận tình cho bạn.
Trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, bạn nên dự trù một buổi hoặc một ngày cho việc tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Việc này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau hơn, đồng thời giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra sai sót.
Tổ chức Hội nghị khách hàng:
Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:
Đón khách: Là nghi thức quan trọng của Hội nghị, mang tính khẳng định đẳng cấp của sự kiện, do đó bạn cần trao đổi với nhóm lễ tân về tác phong, trình tự check in hoặc liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện để thuê nhân sự Lễ tân chuyên nghiệp nhé.
Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Nếu khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đón khách thường lên các vị trí còn trống để tránh không gian hội trường bị trống và rời rạc.
Phần lễ tiệc hội nghị khách hàng bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.
Tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí để chọn những món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của nhiều người
Chương trình văn nghệ phải sắp xếp các tiết mục ca múa nhạc hợp lý, xuyên suốt, để việc tổ chức hội nghị khách hàng thực sự thu hút khách mời. Mở màn với tiết mục nhẹ nhàng, tiết mục chuyển tiếp từ phần tiệc sang gameshow hoặc ảo thuật và tiết mục sôi động ở phần cuối chương trình.
Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần nội dung sôi nổi nhất của chương trình tổ chức hội nghị khách hàng. Nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.
Kết thúc:
Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho khách và niềm nở tiễn khách ra về, sẽ giúp khách hàng thấy mình được tri ân trọn vẹn.
