Quy Trình Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới: Sự Hoàn Hảo Từng Bước

Một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới thành công sẽ cần có nhiều yếu tố khác nhau, việc tạo ấn tượng với khách hàng sẽ được hình thành bởi những yếu tố bên trong lẫn bên ngoài. Việc kiểm soát các tác động bên ngoài là bất khả thi, vậy nên ta cần tập trung vào các yếu tố mà có thể kiểm soát được – cách tổ chức sự kiện của ta đã tốt và chuyên nghiệp hay chưa?

Với câu hỏi trên, DK Entertainment Media xin đem đến cho bạn đọc Quy trình tổ chức lễ ra mắt Sản phẩm mới, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện chuyên nghiệp khâu tổ chức sự kiện của mình

1. Lập Kế Hoạch Chi Tiết:

Đây là bước ban đầu nhưng vô cùng quan trọng khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, những công việc này nhằm chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.

Tại bước này bạn cần làm các công việc sau:

Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời cho khách mời tham dự sự kiện: nên chọn những khách mời có liên quan đến sản phẩm, thị trường, đối tác, báo chí, v.v. ngoài ra, cũng nên gửi thiệp mời sớm để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.
Thiết kế, in ấn các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện: cần có các ấn phẩm như poster, banner, backdrop, brochure, catalogue, v.v. để giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, chương trình. Ngoài ra cũng nên in ấn các ấn phẩm với chất lượng, số lượng phù hợp.
Thực hiện truyền thông cho sự kiện: nên lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng, thị trường, sản phẩm.
Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, kịch bản MC, video trình chiếu trong sự kiện: các tiết mục văn nghệ như ca nhạc, nhảy múa, hài kịch, v.v. để tạo không khí vui tươi, gây ấn tượng cho khách mời. Bạn nên chọn những tiết mục phù hợp với chủ đề, sản phẩm, thương hiệu, chương trình.
Lên kịch bản chi tiết cho chương trình: lên kịch bản cho từng phần của chương trình, bao gồm phần mở đầu, phát biểu, giới thiệu sản phẩm, trải nghiệm sản phẩm, trò chơi, văn nghệ, bốc thăm, bế mạc, v.v. Bạn nên lên kịch bản theo thứ tự logic, hợp lý, cân bằng giữa nội dung và hình thức. Bạn cũng nên lên kịch bản theo thời gian dự kiến, không quá dài hay quá ngắn.

Có thể bạn quan tâm Các Loại Hình Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới: Lựa Chọn Phù Hợp Với Mục Tiêu

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện: Bạn cần tìm những nhà cung cấp dịch vụ có uy tín, chất lượng, kinh nghiệm, giá cả hợp lý để tổ chức sự kiện cho bạn. DK Entertainment Media khuyên bạn nên so sánh, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ trước khi quyết định. Ngoài ra cũng nên ký hợp đồng rõ ràng, cụ thể, có điều khoản bảo đảm, bồi thường nếu có sự cố xảy ra.

2. Lựa Chọn Địa Điểm Phù Hợp

Không gian sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra ấn tượng đỉnh cao. Việc tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp để tạo nên không gian lý tưởng cho sự kiện, thu hút sự chú ý của khách mời, tăng sự tin tưởng và thuyết phục cho sản phẩm mới của doanh nghiệp, dưới đây là các lưu ý :

Căn cứ vào số lượng khách mời để lựa chọn các địa điểm có diện tích phù hợp. Đặc biệt cần phải tính toán diện tích đủ để bố trí thêm khu vực trải nghiệm sản phẩm đối với sản phẩm mới.
Ưu tiên lựa chọn các địa điểm có vị trí đắc địa, giao thông dễ dàng di chuyển, gần khu vực của khách hàng tiềm năng.
Chọn các địa điểm có thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng phù hợp với concept, logo, slogan của sản phẩm, thương hiệu, chương trình.
So sánh, đánh giá các địa điểm về chất lượng dịch vụ, giá cả, điều khoản hợp đồng, v.v. và lựa chọn địa điểm có uy tín, chất lượng, kinh nghiệm, giá cả hợp lý.

DK Entertainment Media luôn sẵn sàng tìm địa điểm thích hợp và hướng dẫn bạn cách thiết kế không gian sự kiện một cách độc đáo và sáng tạo, tối ưu hóa trải nghiệm tham gia. Hãy liên hệ ngay Hotline: 0909 163 800.

3. Truyền Thông Hiệu Quả

Bước “truyền thông hiệu quả” là bước quan trọng để tạo sự chú ý, tò mò, thuyết phục và lan truyền thông tin về sản phẩm mới đến khách hàng tiềm năng. Từ đó tăng nhận thức, tạo ấn tượng và kích thích nhu cầu mua hàng cho sản phẩm mới, tại bước này chúng ta cần :

Dựa vào các thông tin của bước lập kế hoạch mà sẽ xây các kênh truyền thông phù hợp với buổi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.
Xây dựng nội dung truyền thông sáng tạo, hấp dẫn, thể hiện được giá trị cốt lõi, lợi ích và điểm khác biệt của sản phẩm so với các sản phẩm khác trên thị trường.
Lên kế hoạch truyền thông đa phương tiện, bao gồm các hình thức như báo chí, mạng xã hội, website, email, SMS, video, podcast, v.v. và phân bổ ngân sách, thời gian, tần suất cho từng hình thức.
Thực hiện truyền thông theo kế hoạch, đảm bảo chất lượng, số lượng, thời gian và chi phí của các hoạt động truyền thông.
Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch truyền thông nếu cần, dựa trên các chỉ số như lượng truy cập, lượt xem, lượt like, lượt share, lượt comment, v.v.

Có thể bạn quan tâm Top 5 ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới không nên bỏ qua

4. Kế Hoạch An Toàn và Bảo Mật:

Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không có sự cố nào xảy ra ảnh hưởng đến khách mời, sản phẩm, thương hiệu và doanh nghiệp. Bạn cần làm những việc sau:

Liên hệ với địa điểm tổ chức để xem xét các yếu tố về an toàn và bảo mật như cửa thoát hiểm, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống camera, bảo vệ, v.v. và yêu cầu hỗ trợ nếu cần.
Lập danh sách khách mời và nhân viên tham gia sự kiện, in thẻ tên, thẻ nhận dạng cho từng người và kiểm tra khi vào ra sự kiện.
Chuẩn bị các thiết bị, đồ dùng, quà tặng cho sự kiện và kiểm tra lại trước khi mang đến địa điểm. Đảm bảo các thiết bị, đồ dùng, quà tặng không có nguy cơ gây nguy hiểm cho khách mời và sản phẩm.
Thông báo cho khách mời về các quy định an toàn và bảo mật khi tham dự sự kiện, như không mang theo vật dụng nguy hiểm, không chụp ảnh, quay phim nếu không được phép, không tiếp cận quá gần sản phẩm nếu không được hướng dẫn, v.v.
Lập kế hoạch phương án dự phòng cho các trường hợp có thể xảy ra sự cố, như mất điện, cháy nổ, mất mát đồ dùng, quà tặng, sản phẩm, khách mời bị thương, v.v. và phân công trách nhiệm cho nhân viên xử lý.

Đây là những việc tuy quan trọng nhưng lại không được các doanh nghiệp chú ý đến khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới. Cần nhớ rằng, chúng ta không thể truyền tải thông điệp của sản phẩm, nếu nhu cầu cơ bản của con người là sự an toàn cũng không thể đáp ứng.

Có thể bạn quan tâm Xây Dựng Hệ Thống Tiếp Thị (Re-marketing): Giữ Chân Khách Hàng

5. Thu Thập Phản Hồi:

Bước cuối cùng bước để đánh giá hiệu quả của sự kiện và cải thiện sản phẩm mới của ta, cũng như đây là cách để tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng :

Tạo các kênh thu thập phản hồi từ khách mời, như phiếu khảo sát, email, điện thoại, mạng xã hội, v.v. và gửi cho khách mời sau sự kiện.
Thu thập, phân tích và tổng hợp các ý kiến, nhận xét, góp ý của khách mời về sự kiện, sản phẩm, thương hiệu, v.v.
Nhận biết được những ưu điểm, nhược điểm, thế mạnh, thế yếu của sự kiện, sản phẩm, thương hiệu, v.v. và đưa ra các giải pháp cải thiện, khắc phục.
Gửi lời cảm ơn và phản hồi cho khách mời, đối tác, báo chí, v.v. và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ.

Chuyên gia tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới - DK Entertainment Media

Là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại TPHCM, DK Entertainment cung cấp dịch vụ event đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp:

Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập
Tổ chức sự kiện year end party, tiệc tất niên, gala dinner
Tổ chức sự kiện countdown
Tổ chức ra mắt sản phẩm mới
Tổ chức sự kiện giải trí, chương trình biểu diễn nghệ thuật

Với thế mạnh về sáng tạo và nghệ thuật, các chương trình do DK tổ chức luôn mang đến sự thú vị và hào hứng cho khách tham dự. Suốt nhiều năm qua, bằng thực lực và uy tín của mình, công ty đã trở thành đối tác tổ chức sự kiện cho nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước.