Để hạn chế tụ tập nơi đông người trong thời điểm nhạy cảm hiện tại thì các doanh nghiệp đã chuyển hướng các sự kiện offline lên online. Ví dụ điển hình là Hội nghị khách hàng Online.
Khái niệm và lợi ích của hội nghị khách hàng online
Đây là một giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp khi cần tổ chức những buổi hội nghị khách hàng trong thời điểm dịch bệnh diễn biến phức tạp, đồng thời không được tổ chức các sự kiện tụ tập đông người.
Hội nghị khách hàng online này thường được diễn ra vào giữa năm hoặc gần cuối năm của một doanh nghiệp. Hoạt động chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.
- Hội nghị khách hàng online có tính tương tác cao: Đây là dịp doanh nghiệp gặp gỡ và giao các khách hàng thân thiết của mình trong suôt một năm vừa qua. Các khách hàng sẽ tham gia sự kiện online và cùng trao đổi về các chính sách cũng như chương trình ưu đãi cuối năm. Tăng thêm tương tác và mở rộng khách hàng mới cho doanh nghiệp.
- Sự kiện hội nghị khách hàng online theo suốt hành trình của khách hàng (customer journey): Sự kiện này mang lại hiệu quả và sinh động để biết được trong năm qua khách hàng nào của mình đạt được những con số kinh doanh ấn tượng, Đưa ra các chương trình hấp dẫn để kích cầu khách hàng trong dịp mua sắm cuối năm và cũng như định hướng các kế hoạch cho năm tiếp theo. Doanh nghiệp có thể tận dụng buổi hội nghị khách hàng online này để giới thiệu sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp trong năm sau.
- Hội nghị khách hàng online gắn kết tinh thần của khách hàng với doanh nghiệp: Để khách hàng luôn trung thành với doanh nghiệp thì những buổi hội nghị như thế này nhằm mục đích vinh danh và trao thưởng cho các khách hàng. Tạo động lực cho khách hàng phát triển hơn trong năm tiếp theo. Đồng thời, đó cũng là dịp để công ty khẳng định chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu công ty trong lòng khách hàng.
Lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng online
Để có một buổi sự kiện hội nghị khách hàng online hiệu quả như offline thì doanh nghiệp vẫn phải chú ý và lên đầy đủ kế hoạch rõ ràng.
1. Xác định mục tiêu tổ chức: Chia sẻ kiến thức, tri ân khách hàng, bốc thăm trúng thưởng, trao quà, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Sự kiện miễn phí hay thu phí? Phát public hay private?
2. Lên kế hoạch tổ chức bao gồm: Thời gian/ Chủ đề/ Diễn giả/ Nội dung…
Hãy lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp với đội tượng tham dự kiện và thời lượng sự kiện phổ biến sẽ là 60 – 90 phút.
Chủ đề sự kiện cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Mở màn bằng các tiết mục nghệ thuật để khuấy động không khí cũng như thu hút người tham dự.
Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thể hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi…
Lựa chọn kênh phát trực tiếp: facebook, youtube, zoom… Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng sli.do để đặt câu hỏi, kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến.
3. Truyền thông cho sự kiện
Gửi thư mời (với sự kiện private), tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public). Với sự kiện public hãy truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua email marketing, facebook ads, báo chí, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)…
4. Set up trường quay, ghi hình & phát sự kiện trực tuyến
Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý.
Cần test kỹ các yếu tố kỹ thuật như: đường truyền internet, máy quay, phông nền, hệ thống…
5. Gửi form đánh giá sự kiện & tài liệu chuyên môn
Sau sự kiện, cần thu thập các ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng nội dung cho các sự kiện sau. Ngoài ra người tham dự luôn muốn nhận được tài liệu hoặc video ghi hình lại sự kiện.
Xem thêm : Sản xuất triển lãm cửa hàng số 3D
