Gala Dinner là một khái niệm không còn quá xa lạ với các công ty doanh nghiệp. Việc tổ chức Gala Dinner sẽ có nhiều mục đích khác nhau như chiêu đãi nhân viên, tri ân khách hàng. Vậy cùng DK Entertainment tìm hiểu xem để lên kế hoạch đạo diễn trọn gói từ A – Z một buổi Gala Dinner thành công chúng ta cần gì ?
Gala dinner là gì ?
Gala Dinner hay còn gọi là bữa tiệc chiêu đãi được các doanh nghiệp hay các công ty tổ chức hàng năm. Đây là dịp để các nhân viên trong công ty có cơ hội ngồi cùng nhau trong một bữa tiệc, đồng thời là buổi chia sẻ để doanh nghiệp gửi lời tri ân tới những khách hàng của mình trong suốt thời gian qua.
Chính nhờ những bữa tiệc chiêu đãi như thế này lại là phương thức hữu hiệu để quảng bá thương hiệu ra rộng rãi với khách hàng của mình và xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp riêng cho công ty mình.
Gala có 2 loại và được phân chia dựa vào thời gian tổ chức:
- Gala lunch (Tiệc bữa trưa)
- Gala dinner (Tiệc bữa tối).
Trong đó Gala dinner thường được các doanh nghiệp lựa chọn.
Thông thường, trong một một chương trình Gala nói chung sẽ được trang trí khu vực sân khấu bao gồm:
- Gala dinner background
- MC gala dinner
- Âm thanh, ánh sáng
- Clip, video trình chiếu
- Các hạng mục trang trí khác tùy nhu cầu ban tổ chức.
Để có được một chương trình Gala đặc biệt và thu hút, trước hết bạn cần thảo luận với khách hàng / sếp và nắm được mong muốn của khách / sếp muốn thể hiện điều gì trong buổi Gala.
DK Entertainment sẽ hướng dẫn chi tiết để có được một buổi Gala Dinner thành công chúng ta cần làm gì.
1. Lên ý tưởng, chủ đề đạo diễn event Gala Dinner
Ý tưởng và chủ đề Gala dinner chính là yếu tố quyết định tới tính mới lạ, hấp dẫn của chương trình. Đây cũng là bước đầu tiên trước khi bạn lên bất cứ kế hoạch nào.
Xác định được chương trình của bạn sẽ làm theo chủ đề nào, từ đó lên kế hoạch và kịch bản cụ thể triển khai chủ đề đó.
Một số chủ đề cho tiệc Gala dinner như: sinh nhật công ty, chủ đề công bố dự án, chủ đề tri ân khách hàng, Tất niên, Tân niên,… Xác định được chủ đề, bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu và tổ chức như thế nào cho hợp lý. Thế mạnh của DK Entertainment chính là sáng tạo Event để mang đến những sự kiện độc đáo gây ấn tượng với Doanh nghiệp cũng như khách hàng.
Bên cạnh chủ đề, ý tưởng chủ đạo của chương trình cũng rất quan trọng. Việc đầu tiên bạn phải làm chính là ngồi cùng Doanh nghiệp để thống nhất chủ đề và ý tưởng sẽ thực hiện cho buổi Gala. Việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian vì sau khi thống nhất sẽ có những thay đổi trong lúc quá trình làm cho nên tốt nhất bạn nên chốt với khách hàng trước chủ đề để dễ hình dung. Sau đó team tổ chức sự kiện sẽ ngồi lại để dựa trên chủ đề/ý tưởng đã thống nhất cùng Công ty và bắt đầu triển khai công việc .
2. Lập kế hoạch cụ thể cho chương trình Gala Dinner
Chúng ta cần có 1 bản kế hoạch đạo diễn event Gala Dinner chi tiết bao gồm:
- Thời gian
- Địa điểm
- Kế hoạch truyền thông
- Kế hoạch triển khai sự kiện.
Tùy vào hoàn cảnh của mỗi công ty, doanh nghiệp mà thời điểm tổ chức sẽ được cân nhắc khác nhau.
Ngoài ra, thời gian tổ chức cũng phụ thuộc vào tính chất của sự kiện. Một số sự kiện như giới thiệu sản phẩm mới, khai trương, hội thảo, team building, trò chơi tập thể…sẽ tổ chức vào buổi sáng hoặc cả ngày.
Và với chủ đề là Gala Dinner thì chắc chắn rằng chúng ta sẽ có một buổi sự kiện buổi tối trang trọng.
Địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được lên kế hoạch trước. Cách chọn địa điểm đẹp như thế nào, DK Entertainment cũng có gợi ý cho bạn.
Chọn địa điểm Gala dinner phù hợp rất quan trọng. Không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng chương trình, kịch bản tổ chức sự kiện mà địa điểm còn ảnh hưởng đến nhãn quan người tham dự sự kiện.
Bạn cần lưu ý 5 nguyên tắc quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm trong kế hoạch đạo diễn event Gala Dinner như sau:
- Địa điểm phải phù hợp với số lượng người tham gia
- Không gian đáp ứng được yêu cầu của bên tổ chức
- Phù hợp với kịch bản và chủ đề
- Có hỗ trợ âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu
- Mức giá phù hợp.
Khi đã có thời gian địa điểm cụ thể, bạn cần lên kế hoạch cho việc truyền thông, giấy mời, gởi mail tới người tham dự cũng như có bảng chi tiết kế hoạch các việc cần làm và các hạng mục cho nhân sự và triển khai công việc.
Xây dựng kịch bản Gala dinner
Kịch bản Gala dinner nhìn chung khá đơn giản so với các sự kiện khác. Bởi lẽ mục đích chính của Gala dinner là tiệc tri ân, tiệc liên hoan.
Nguyên tắc xây dựng kịch bản là dựa vào chủ đề của chương trình và nội dung từ phía doanh nghiệp để xây dựng nên kịch bản phù hợp.
Tuy nhiên, bạn vẫn cần có một kịch bản chi tiết để đảm bảo có sự kết nối giữa đạo diễn và các bộ phận điều phối chương trình được diễn ra đúng dự kiến và tránh tối đa rủi ro.
Thông thường, một chương trình Gala dinner sẽ trải qua 8 bước sau:
- Bước 1: Đón khách – văn nghệ mở màn
- Bước 2: MC giới thiệu lý do bữa tiệc
- Bước 3: Mời ban lãnh đạo lên phát biểu
- Bước 4: Chương trình văn nghệ
- Bước 5: Vinh danh cá nhân xuất sắc
- Bước 6: Dùng tiệc
- Bước 7: Game show
- Bước 8: Bế mạc.
Tuy nhiên, bạn có thể sáng tạo thêm kịch bản theo cách riêng của mình, hoặc kết hợp với Pool party cũng khá thú vị, thường dành cho các doanh nghiệp thích sự các tính và chọn sự khác biệt trong buổi gala.
Những thứ cần chuẩn bị cho Gala dinnẻ
Công việc tiếp theo không thể thiếu trong quy trình tổ chức Gala dinner là công tác chuẩn bị. Chuẩn bị có chu đáo thì tổ chức mới được suôn sẻ và hiệu quả.
Một số công việc cần chuẩn bị cho Gala Dinner như:
- Chuẩn bị thiệp mời/truyền thông sự kiện
- Đặt dịch vụ: hội trường, tiệc
- Chuẩn bị trang trí cổng chào, không gian tổ chức Gala
- Thuê MC, PG
- Thuê các đội vũ đoàn, ảo thuật, múa lân…
- Chuẩn bị quà, vinh danh
- Chuẩn bị tiệc liên hoan
- Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng
- Chuẩn bị backgroung gala dinner
- …
Dựa vào kịch bản, bạn hãy liệt kê lần lượt các thứ cần chuẩn bị ra và nhớ phân công công việc rõ ràng để đảm bảo mọi công đoạn chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.
Thực hiện tổ chức Gala dinner
Thông thường trước những sự kiện quan trọng như vậy sẽ có những buổi tổng duyệt từ đạo diễn sự kiện với các tiết mục sẽ biểu diễn để đảm bảo tính thống nhất và các bạn vũ công cũng như ca sĩ sẽ có cơ hội được duyệt lại một lần nữa cho nhớ.
Trong quá trình tổ chức, bạn hãy dựa vào kịch bản để tiến hành sao cho hợp lý. Phối hợp với MC và ekip tổ chức để đảm bảo mọi việc được diễn ra ăn ý và đúng thời gian.
Ngoài ra, bạn cũng cần linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong chương trình, linh hoạt thay đổi theo tình hình thực tế để không làm gián đoạn chương trình mà hiệu quả chất lượng vẫn đúng như dự tính ban đầu.
Xem thêm : Sản xuất Live show chương trình
Sau Gala dinner: cần làm những gì?
Sau chương trình là lúc ê kip tổ chức dọn dẹp tất cả các dụng cụ trong tổ chức cũng như dọn dẹp hội trường. Thông thường khi bạn thuê địa điểm sẽ bao gồm cả phần dọn dẹp, nhưng những đạo cụ tổ chức như âm thanh, ánh sáng, đạo cụ,…cần được dọn lại để tận dụng cho những lần sau.
Một điểm quan trọng nữa, bạn hãy khảo sát tính hiệu quả của sự kiện, lắng nghe ý kiến của các vị khách mời nhận xét về sự kiện. Từ đó có cơ sở để làm tốt hơn cho những chương trình sau.
Chúc bạn thành công!
Với những bước trên, hy vọng bạn sẽ lên kế hoạch và tổ chức thành công một buổi gala dinner cho công ty / đối tác / khách hàng của mình!
Tuy nhiên việc tổ chức lên một chương trình Gala dinner có thể sẽ gặp khó khăn cho những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.
Việc lên kế hoạch đến khâu tổ chức sẽ đỡ vất vả hơn khi bạn lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín để lo cho bạn.
Hãy liên hệ với DK Entertainment để được tư vấn và hỗ trợ nhiều hơn!