Lễ kỷ niệm thành lập công ty

4.1 Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm 

Để sự kiện trở nên khác biệt và tạo dấu ấn cho người tham dự thì cần xây dựng chủ đề cụ thể cho buổi tiệc. Việc lựa chọn chủ đề nên dựa theo cột mốc kỷ niệm của công ty hoặc theo đặc thù doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Ví dụ: Đổi mới sáng tạo – Chinh phục đỉnh cao để ghi dấu Chặng đường 10 năm phát triển công ty…, hoặc có thể lấy chủ đề là một câu nói ý nghĩa, hay là tiêu chí của doanh nghiệp, nhắc đến nó cũng như là nhắc đến thương hiệu của công ty, ai cũng có thể hiểu.

Khi đã xác định được chủ đề rõ ràng thì mọi vấn đề liên quan đến sự kiện (banner, backdrop, hoa trang trí…), kịch bản, hoạt động chương trình sẽ rõ ràng và có định hướng

4.2 Xác định khách mời tham dự lễ kỷ niệm 

Lập kế hoạch và lên danh sách khách mời tham dự sự kiện để ekip BTC có sự chuẩn bị khâu tiếp đón thật chỉnh chu và chuyên nghiệp. Các khách mời tham dự sự kiện đặc biệt này thường là quý đối tác, quý khách hàng thân thiết lâu năm cùng toàn thể đội ngũ nhân viên công ty

Với công nghệ thời đại số hiện nay các dạng thiệp mời online dần trở nên phổ biến và người nhận thư mời có thể cầm điện thoại để check in sự kiện bằng mã QR code.  

4.3 Xác định thời gian địa điểm tổ chức sự kiện 

• Về thời gian tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty cần chú ý lựa chọn thời gian hợp lý nhằm đảm bảo việc các khách mời đều có thể đến tham dự.
• Về địa điểm tổ chức kỷ niệm thành lập công ty, dựa vào số lượng khách mời và quy mô chương trình để lựa chọn địa điểm phù hợp, thuận tiện cho việc setup sân khấu và tổ chức chương trình.

Liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ về địa điểm sao cho đúng với tiêu chí đặt ra hoặc có thể liên hệ công ty sự kiện để xử lý các vấn đề khó khăn. 

4.4 Lên ngân sách dự trù chi phí cho sự kiện kỷ niệm thành lập, sinh nhật công ty 

Sẽ không năm nào giống năm nào về quy mô tổ chức sự kiện sinh nhật công ty, tuỳ theo tình hình kinh doanh mỗi năm mà doanh nghiệp sẽ quyết định tổ chức lớn hay nhỏ. Hoặc theo các mốc năm chẵn như 5, 10, 15, 20 năm sẽ có sự kiện lớn để đánh dấu cột mốc vĩ đại. 

Và quan trọng hơn hết trong một sự kiện sẽ có rất nhiều hạng mục bao gồm các chi phí và chưa kể các chi phí phát sinh sau sự kiện. Nên hãy cân đối về tài chính khi làm sự kiện. 

Một cách tối ưu hơn nữa là hãy để DK Entertainment Media cố vấn cho doanh nghiệp dựa trên ngân sách của Doanh nghiệp giao cho chúng tôi. Mọi thứ sẽ được kiểm soát an toàn. 

4.5 Thiết kế, in ấn các ấn phẩm cho sự kiện 

Sau khi có concept chủ đạo của sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, việc lên ý tưởng thiết kế sẽ được phát triển và hoàn thiện chỉnh chu. 

Việc đưa ra những hạng mục thiết kế thi công, in ấn đẹp có tính thẩm mỹ cao luôn tạo điểm nhấn cho người tham dự và thu hút khách mời cộng với việc tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.  

4.6 Xây dựng kịch bản chi tiết chương trình sự kiện 

Hạng mục không thể thiếu chính là viết kịch bản cho chương trình đồng thời đi kèm các phương án quản trị rủi ro để đảm bảo rằng ngày sự kiện kỷ niệm thành lập phải thật hoàn hảo.  

4.7 Lựa chọn nhân sự và thiết bị phục vụ sự kiện.

Để tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty cần rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau như: lễ tân, phục vụ, trang trí sân khấu, đạo diễn sự kiện, mc, cameraman, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật,…

Về vấn đề nhân sự, chúng tôi khuyên các bạn nên lựa chọn công ty làm sự kiện có kinh nghiệm để đảm bảo về chất lượng và chuyên nghiệp.

Trang thiết bị phục vụ cho buổi kỷ niệm như các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình led, pháo hoa… Có thể thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng trọn gói dịch vụ của công ty sự kiện bao gồm cả thiết bị và người lắp đặt, đạo diễn chương trình.

4.8 Chuẩn bị quà tặng, bằng khen, phần thưởng trao tặng tại sự kiện

Quà tặng nên chuẩn bị trước, sao cho phù hợp theo chương trình. Nên lựa chọn quà  ý nghĩa, mang dấu ấn của doanh nghiệp và phụ thuộc vào chi phí của doanh nghiệp. Thường các công ty ưu tiên lựa chọn những phần quà là sản phẩm của doanh nghiệp để tặng cho khách hàng. nhân viên sau khi khách tham dự ra về.

4.9 Tổng duyệt, chạy chương trình và kiểm tra những vấn đề có thể phát sinh 

Sau khi đã có đủ những điều kiện để tổ chức một lễ kỷ niệm thành lập công ty nên kiểm tra lại một lần nữa tất cả các vấn đề để buổi lễ diễn ra thành công, trọn vẹn, ý nghĩa.

Việc kiểm tra cần phải để ý xem đã theo đúng timeline chưa, dự đoán được sự cố có thể xảy ra. Đa phần các buổi tổng duyệt, tâm lý sẽ thoải mái và thực hiện tốt hơn hơn so với khi chính thức ở trên sân khấu