Nếu đang tìm kiếm cách lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm cho công ty thì bài viết này là dành cho bạn. Trong bài viết này, DK Entertainment sẽ chia sẻ cùng bạn kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm và những lưu ý cần biết khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện. 

Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm cho công ty 

Điều đầu tiên cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty chính là ý tưởng. Khâu ý tưởng có vai trò quan trọng để tạo nên điểm nhấn cho bữa tiệc. 

Hãy bỏ qua những ý tưởng nhàm chán và đi vào lối mòn. Thay vào đó, cả đội ngũ ban tổ chức có thể cùng nhau lên ý tưởng dựa trên văn hóa và giá trị của công ty, có thể thêm vào một chút sáng tạo và vui vẻ để bữa tiệc thêm phần ý nghĩa.  

• Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
• Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
• Tiệc picnic/cắm trại: Không gian tổ chức ngoài trời. Trên các bãi cỏ rộng, hoặc các khu du lịch sinh thái được bài trí giản dị, thân thiện. Bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy. Và menu chủ yếu gồm các món ăn dân dã.
• Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

Kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm 

1. Xác định mục đích tổ chức tiệc cuối năm.

Việc xác định rõ mục đích và chủ đề tổ chức chương trình tiệc tất niên cuối năm là định hướng giúp bạn xây dựng nội dung chương trình phù hợp, đạt được hiệu quả như mong muốn. Một số mục đích tổ chức tiệc cuối năm có thể kể đến như:

– Tri ân cán bộ nhân viên công ty

– Định hướng mục tiêu phát triển trong năm mới

– Tri ân đối tác khách hàng

– Vui chơi, giải trí, liên hoan tổng kết dịp cuối năm

2. Xác định thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thông thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng nếu tổ chức theo dương lịch. Còn theo âm lịch, tiệc tất niên thường được tổ chức vào ngày cuối tuần sau ngày 15/12 đến trước thời điểm nghỉ Tết. 

Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi bạn nên có nhiều phương án mốc thời gian tổ chức trong bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Bởi dịp cuối năm thường xảy ra tình trạng “cháy địa điểm”, trong trường hợp địa điểm bạn muốn thuê đã kín chỗ vào ngày A, bạn có thể linh hoạt đổi sang ngày B để tránh sự xáo trộn trong kế hoạch của mình.

3. Lên danh sách khách mời tham dự chương trình tiệc cuối năm

Việc lên danh sách và chốt số lượng người tham dự sớm sẽ giúp bạn dự trù được chính xác các hạng mục trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, tránh dẫn tới tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Các bước trong quy trình lên kế hoạch mời khách tham dự chương trình tiệc tất niên gồm:

Bước 1: Xác định thành phần khách mời, số lượng khách mời

Thành phần khách mời trong chương trình tiệc tất niên có thể gồm: Cán bộ nhân viên công ty (hoặc gồm cả người thân của CBNV), khách hàng, đối tác, cơ quan truyền thông…

Bước 2: Lập danh sách khách mời theo phân loại

– Danh sách khách mời VIP

– Danh sách khách mời chính thức

– Danh sách khách mời dự bị

Mỗi danh sách đi kèm các thông tin cơ bản của từng khách mời bao gồm:

– Họ tên

– Chức vụ, bộ phận, đơn vị công tác

– Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email

4. Hình thành chủ đề, ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Chủ đề tiệc tất niên là một câu/cụm từ ngắn gọn có khả năng truyền tải mục đích, nội dung, hình thức hay thông điệp của sự kiện. Chủ đề cũng là cơ sở để hình thành kế hoạch tổ chức, ý tưởng, kịch bản chương trình tiệc tất niên.

5. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên

Căn cứ ý tưởng, concept chương trình để lựa chọn được một địa điểm tổ chức tiệc tất niên phù hợp. Cũng giống như thời gian tổ chức, bạn nên có từ 2 phương án địa điểm trở lên để linh hoạt thay đổi trong trường hợp địa điểm ban đầu không còn chỗ trống.

Những điểm cần lưu ý khi lập kế hoạch chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên gồm:

– Vị trí: Dễ tìm kiếm, đi lại thuận tiện. Nếu cách xa trung tâm thành phố cần bố trí phương án đưa đón người tham dự.

– Không gian: Phù hợp với tính chất sự kiện. Đảm bảo sức chứa đủ số lượng người tham dự và các hoạt động diễn ra trong chương trình tiệc tất niên. Tránh trường hợp quá rộng sẽ khiến không khí chương trình bị loãng hoặc quá chật sẽ khiến người tham dự cảm thấy không thoải mái.

– Đặt tiệc: Có thể đặt tiệc buffet hoặc set menu tùy theo tính chất người tham dự và các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Tuy nhiên phải đảm bảo thực đơn có đầy đủ các món: Khai vị, món chính, món tráng miệng, nước uống.

– Tiện ích đi kèm: Bãi đỗ xe, hệ thống âm thanh, ánh sáng…

– Chất lượng phục vụ: Thái độ nhân viên, khoảng thời gian đáp ứng một yêu cầu…

– Chi phí: Phí thuê địa điểm, phí đặt tiệc, phí phục vụ, phí đồ uống, phí đền bù…

6. Xây dựng kịch bản chương trình tiệc tất niên

Nội dung kịch bản chương trình tiệc tất niên được xây dựng dựa theo concept của buổi tiệc với các hạng mục không thể thiếu:

– Tiết mục biểu diễn: Ca sĩ, nhóm múa hay các tiết mục từ cán bộ nhân viên công ty (hát, nhảy, trình diễn thời trang…)

– Trò chơi sân khấu (cá nhân hoặc đồng đội)

– Khen thưởng, vinh danh nhân viên đạt thành tích xuất sắc hoặc đã cống hiến lâu năm

– Trình chiếu video clip tổng kết hoạt động của công ty

– Bốc thăm trúng thưởng

7. Lên ngân sách chương trình

Một bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn chỉnh không thể thiếu được phần dự trù ngân sách tổ chức. Có rất nhiều hạng mục cần phải chi trong chương trình gồm:

– Thuê địa điểm, đồ dùng, dịch vụ ăn uống tại địa điểm

– Thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu

– Nhân sự biểu diễn, lễ tân, MC, PG, nhân công setup dàn dựng

– Thiết kế, in ấn backdrop, banner, thiệp mời

– Quay phim, chụp hình

– Gametool, quà tặng

– Phương tiện di chuyển

– Chi phí dự phòng phát sinh

Trên đây là những bước để tổ chức buổi tiệc cuối năm một cách hoàn hảo và tối ưu chi phí nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi, hãy để chúng tôi giúp quý doanh nghiệp.

Tiệc tất niên cuối năm là dip các thành viên trong công ty giao lưu cùng nhau, cùng ôn lại 1 năm làm việc. Với mẫu kế hoạch chi tiết trên, DK Entertainment hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn khi lên ý tưởng xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm.